Giải trí Showbiz Sự kiện 

15 quy tắc cần nhớ khi thực hiện cuộc gọi hội nghị

Rate this post

Bạn có thường thực hiện các cuộc gọi hội nghị không?

Các cuộc gọi hội nghị diễn ra hàng tuần và đôi khi hàng ngày trong đời sống công ty, nhưng bạn có đang tuân thủ các quy tắc khi thực hiện các cuộc gọi hội nghị của công ty không?

Hãy nhớ những quy tắc này khi sử dụng Blue Jeans cho cuộc gọi hội nghị trực tuyến tiếp theo của bạn cho CNTT hoặc lĩnh vực công ty khác.


15 quy tắc cần nhớ khi thực hiện cuộc gọi hội nghị

Dưới đây là 15 quy tắc cần nhớ khi thực hiện cuộc gọi hội nghị:

1. Đồng ý về Địa điểm và Khi nào

Trước khi thực hiện một cuộc gọi hội nghị, hãy thống nhất xem ai đang gọi cho ai, ở số nào và vào một thời điểm cụ thể.

Quyết định những chi tiết này vào phút cuối sẽ chỉ làm lãng phí thời gian của người tham gia và làm cho cuộc gọi hội nghị kém hiệu quả hơn.

2. Đề nghị Gọi Người Giúp Bạn

Bất cứ ai đang yêu cầu người khác hoàn thành một nhiệm vụ nên thực hiện cuộc gọi hội nghị. Nếu bạn đang nhờ ai đó dẫn dắt một dự án cho bạn, bạn nên đề nghị gọi cho người đó và nếu bạn đang giúp người khác thực hiện một nhiệm vụ, hãy để người đó gọi cho bạn.

3. Giới hạn thời lượng cuộc gọi

Lên lịch cuộc gọi trong một khoảng thời gian cụ thể. Cuộc gọi hội nghị có thể kéo dài ít nhất là 5 phút. Bạn không cần phải làm tròn đến 30 phút cho tất cả các cuộc gọi hội nghị.

4. Cho người tham gia biết thông qua email nếu trễ

Nếu bạn biết mình sẽ đến muộn cuộc gọi hội nghị, hãy cho những người tham gia khác biết qua email ngay lập tức và đề nghị gọi cho họ khi bạn đã sẵn sàng.

5. Đừng để lại tin nhắn lần đầu tiên

Nếu người tham gia khác không bắt máy, đừng để lại tin nhắn cho họ trong lần đầu tiên. Chỉ cần đợi một vài phút, gọi lại và nếu họ không bắt máy lần thứ hai, hãy để lại tin nhắn và email, thông báo cho họ rằng bạn đã gọi và cho họ biết bạn sẽ có mặt trong bao lâu.

6. Thiết lập quay số cho ba người trở lên

Nếu có nhiều hơn hai người đang tham gia vào cuộc gọi hội nghị, hãy thiết lập quay số trước với dịch vụ cuộc gọi hội nghị.

7. Giới hạn số người trong cuộc gọi

Giới hạn người tham gia chỉ những người cần thiết. Càng nhiều người trên đường dây, cuộc gọi hội nghị càng kém hiệu quả, vì vậy chỉ bao gồm những người tham gia cần thiết.

8. Vị trí, Vị trí, Vị trí

Thiết lập cuộc gọi hội nghị trong phòng yên tĩnh có tín hiệu tốt. Cố gắng sử dụng điện thoại cố định nếu có thể để tránh các sự cố với tín hiệu cuộc gọi. Nếu bạn tình cờ nhận cuộc gọi từ một vị trí ồn ào, hãy đặt đường dây của bạn ở chế độ tắt tiếng trừ khi bạn đang nói.

9. Thực hành sử dụng điện thoại trước thời gian

Nếu bạn đang sử dụng điện thoại hoặc đường dây mà bạn không sử dụng thường xuyên, bạn nên thực hành vận hành nó trước thời hạn để tránh các sự cố kỹ thuật trong cuộc gọi hội nghị.

10. Sử dụng Dịch vụ Chia sẻ Màn hình

Nếu bạn phải sử dụng trang trình bày hoặc tài liệu để trình bày thông tin của mình trong cuộc gọi hội nghị, hãy sử dụng dịch vụ chia sẻ màn hình thay vì gửi trang trình bày cho tất cả người tham gia qua email.

Điều này đảm bảo rằng mọi người không nhìn vào tất cả các trang trình bày trước thời hạn và sau đó ngừng chú ý. Đảm bảo rằng dịch vụ chia sẻ màn hình của bạn hoạt động trước khi cuộc gọi bắt đầu để tránh các sự cố kỹ thuật.

11. Xem xét Hội nghị truyền hình

Nếu bạn mới gặp mọi người lần đầu tiên, bạn nên cân nhắc tổ chức hội nghị truyền hình với họ để làm quen với nhau.

12. Bắt đầu cuộc gọi đúng giờ

Forbes cho biết, để tránh lãng phí thời gian của mọi người, bạn nên bắt đầu đường dây hội nghị ít nhất từ ​​năm đến mười phút trước khi cuộc họp của bạn bắt đầu. Nếu ai đó tham gia muộn, đừng đuổi kịp họ, vì điều này chỉ lãng phí thời gian và khuyến khích những người tham gia muộn tham gia các cuộc họp muộn hơn trong tương lai.

Khuyến khích bất kỳ người đi lang thang nào bắt chuyện với một người tham gia khác vào cuối cuộc gọi để tìm hiểu những gì họ đã bỏ lỡ.

13. Tóm tắt khi bắt đầu và kết thúc

Giới thiệu bản thân và lý do bạn gọi vào đầu cuộc gọi, cũng như chương trình làm việc và mục tiêu của bạn. Khi kết thúc cuộc gọi, hãy tóm tắt các điểm cần thảo luận của bạn và nêu chi tiết các mục hành động.

14. Thiết lập quy tắc cuộc gọi khi bắt đầu

Trong vài phút đầu tiên của cuộc gọi hội nghị, hãy nêu chi tiết thời gian mà mọi người phải nói chuyện, để bạn có thể quản lý cuộc trò chuyện và giới hạn cuộc gọi ở mức hợp lý. Giới thiệu mọi người khi bắt đầu cuộc gọi.

15. Kêu gọi người tham gia

Nếu bạn là người tổ chức cuộc gọi, bạn nên kêu gọi mọi người tham gia và đặt câu hỏi cho họ nếu họ không lên tiếng hoặc nếu một số người nào đó đang độc chiếm cuộc trò chuyện. Và hãy nhớ đừng giảng cho những người tham gia của bạn, nói Thế giới máy tính.

Sự kết luận

Hãy nhanh chóng tóm tắt lại 15 quy tắc cần nhớ khi bạn thực hiện các cuộc gọi hội nghị:

  1. Đồng ý về địa điểm và thời gian
  2. Đề nghị gọi cho người đang giúp bạn
  3. Giới hạn thời gian của cuộc gọi
  4. Hãy thông báo cho những người tham gia biết qua email nếu đến muộn
  5. Đừng để lại tin nhắn lần đầu tiên
  6. Thiết lập quay số cho ba hoặc bốn người
  7. Giới hạn số người trong cuộc gọi
  8. Vị trí, vị trí, vị trí
  9. Thực hành sử dụng điện thoại trước
  10. Sử dụng dịch vụ chia sẻ màn hình
  11. Cân nhắc hội nghị truyền hình
  12. Bắt đầu cuộc gọi đúng giờ
  13. Tóm tắt ở đầu và cuối
  14. Thiết lập các quy tắc của cuộc gọi khi bắt đầu
  15. Kêu gọi người tham gia

Với dịch vụ hội nghị truyền hình, bạn có thể dễ dàng thực hiện các cuộc gọi hội nghị cho một số lĩnh vực công ty.

Những dịch vụ như vậy giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc để đi hội nghị và họp, cho phép bạn cộng tác với đồng nghiệp và khách hàng ở những địa điểm xa và làm cho các cuộc họp của bạn nói chung hiệu quả hơn.

Các công ty trên toàn thế giới sử dụng các dịch vụ hội nghị truyền hình này để thực hiện đào tạo trực tuyến và phỏng vấn nhân sự, tổ chức họp báo, chia sẻ các bài thuyết trình và tổ chức các cuộc họp toàn cầu.

Bạn có bất cứ điều gì để thêm vào bài viết này? Để lại bình luận bên dưới.

Bài viết liên quan

Leave a Comment